Quality Improvement Plan

There are two types of quality improvement plan methodology that are PDSA and Six Sigma. PDSA is abbreviation of Plan, Do, Study and Act. First you have to plan the improvement. Identify the opportunity for improvement and define the objective. Find the reason why you have to do this and the way to do it differently to make it better. Develop a multidisciplinary team and identify what you are going to measure. Second, do the improvement process. Here you have to collect and analyze the data then implement the change strategies. Do only small changes. Third, study/check the result. Try to find the source of errors and review the re-measurement data. Identify weather the results of the change is better, worse or a lateral. The last is act to hold the gain and continue to improve the process. Documentation all the process and report it to the people involved.

            The second type of quality improvement plan is Six Sigma. In Six Sigma, you have to define the problem and set the goal. Focus not simply on the result, but also on the process. Map the process as it occurs now to identify areas for improvement. Identify the benefits of making improvements and then measure the defects or process operation. Develop a tool to collect the necessary data and look at the existing sources that you might already have collected to help measure the problem.

The next step in six sigma methodology of quality improvement plan is analyzing the data and discovers the causes of the problem. Use brainstorming techniques, bar graphs, etc., to help analyze the data. Identify the process that needs improvement (identify the root cause). Improve the process to remove causes of defects. Test the solutions on a small scale to see if they work successfully. If it doesn’t work well, try another process. Control the process to make sure that the defects will not happen again. Establish standard measures to maintain performance.

 

Self Improvement Tips

For most people, self improvement is an abstract thing. Is it only giving motivation when you are down? What is the relationship between self improvement and creativity? When we should do self improvement? From all definition of self improvement, self improvement can be begun from the knowledge about who is our self, what do we want and our goal, what do we have to reach that goal. Those three points become our base for our self improvement. To reach what we want, we have to know who we are and what we have to reach that. From that point, we can prepare by studying, trying and working.

Self improvement is a wide topic because inside that there are include time management, personal goal setting, creative thinking, self healing, motivation, problem solving and many more. But we always back to those three points above because self improvement is process that must happen inside our self, not someone else. It means we create new condition at outside by doing some changes inside our self. Many people try to follow some self improvement tips but some of them can’t really achieve the improvement. To reach what you want now which improve your self, needs consciousness, will and high commitment from your self.

There are some self improvement tips that you can do to improve your self. First, be grateful. Be grateful to what you have now. Don’t feel loss of what you don’t have. Just accept it just the way it is. Don’t blame other people or God. Second, loves your self. Love your own self before you love someone else because your self is number one. Third, observe your self. Who is your self now and what do you want to be later. Try to give some time to think about who you really are. Fourth, open mind and learn. You have to be open minded to know about your self and do improvement. Try to accept all inputs. Don’t blame or insult those inputs but also don’t trust those inputs immediately.

Sistem Manajemen Kinerja (Performance Management System)

Hal ini sering dibahas  bahwa sistem manajemen kinerja  yang dirancang oleh banyak perusahaan tidak akan efisien jika tidak disosialisasikan secara intensif. Sosialisasi ini merupakan hal penting karena ada kesenjangan yang besar antara manajemen puncak dengan tingkat operasional dalam hal hal pengetahuan dan pemikiran jangka panjang untuk manajemen puncak.

Karena sistem  manajemen kinerja adalah hal yang baru, terutama bagi perusahaan di Indonesia, maka pelatihan yang diperlukan untuk merancang sistem manajemen kinerja yang kontekstual dengan kebutuhan perusahaan. Mereka pelatihan dapat lingkup pemahaman dalam global untuk manajemen kinerja itu sendiri. Sistem manajemen kinerja meliputi parameter yang ingin menilai, klasifikasi kinerja, klasifikasi tingkat kinerja tercapai, prosedur penilaian kinerja dan teknik penilaian yang terdiri dari frekuensi penilaian, alat yang digunakan dan metode umpan balik dari hasil penilaian .

Perlu diingat bahwa  sistem manajemen kinerja hanyalah alat untuk membantu pengambilan keputusan untuk perbaikan kinerja, jadi jangan mengabaikan kinerja proses reparasi. Sistem manajemen kinerja yang dirancang harus dinamis dan canggih untuk perkembangan, baik tentang perubahan lingkungan persaingan bisnis, peraturan pemerintah, permintaan masyarakat, pengembangan pelanggan membutuhkan, pengembangan teknologi baru atau standar prestasi yang lebih kinerja dan metode terbaru. Selain menjaga kecanggihan sistem manajemen kinerja, ada beberapa hal yang juga perlu dipelihara seperti kepemimpinan, komitmen, stakeholder yang terlibat, dll yang pada dasarnya untuk selalu menjaga semangat bahwa ‘hari ini lebih baik dari kemarin dan besok lebih baik dari hari ini’.

Proses Manajemen Kinerja (Performance Management Process)

Ada empat kegiatan utama dalam proses manajemen kinerja, yaitu perencanaan kinerja, manajemen kinerja, penilaian kinerja, dan penghargaan kinerja. Dengan menggunakan manajemen kinerja, diharapkan bahwa kinerja karyawan akan meningkat sehingga perusahaan dapat bersaing di area global.

Perencanaan kinerja adalah kegiatan yang paling penting dalam proses manajemen kinerja karena memutuskan kinerja yang diharapkan dari karyawan. Perencanaan kinerja dimulai dengan visi dan misi perusahaan di mana ia jelas menyatakan target perusahaan dan kompetensi sumber daya manusia yang dibutuhkan. Setelah menentukan tujuan perusahaan kemudian menetapkan standar kinerja dan standar kompetensi pribadi sehingga kita akan mendapatkan komitmen rencana kinerja.

Dalam perencanaan kinerja, juga membuat kinerja fokus pengukuran untuk setiap tingkat karyawan. Pengukuran kinerja fokus termasuk tanggung jawab, tugas dan standar kerja. Manajemen kinerja adalah kegiatan terus menerus yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa rencana tersebut akan berjalan dengan baik. Kegiatan ini termasuk pengawasan, konseling, respon umpan balik, dll Pengawasan terus menerus diperlukan untuk memberikan umpan balik untuk pencapaian kinerja dan untuk meninjau dan juga memperbarui target.

Ada beberapa poin yang kita semua harus tahu, yang umpan balik positif atau negatif harus diberikan dan terus menerus. Kinerja yang baik dapat dipertahankan jika pengakuan atau pengaturan pada perilaku positif dilakukan. Tingkat formalitas dan panjang umpan balik tergantung pada situasi; mulai dari diskusi yang direncanakan sampai bicara informal. Proses berikutnya kinerja manajemen adalah penilaian kinerja. Penilaian kinerja merupakan kegiatan formal untuk mengetahui atau menilai sejauh mana kinerja pelaksanaan yang bergaul dengan rencana.

Sistem Manajemen Kinerja

Mengelola manusia dalam konteks organisasi berarti mengelola manusia agar memiliki hasil yang optimal bagi kinerja organisasi. Karena itu, kinerja karyawan perlu dikelola dengan baik untuk mencapai tujuan organisasi sehingga menjadi sebuah konsep manajemen kinerja.

Pada dasarnya definisi manajemen kinerja adalah serangkaian kegiatan yang dimulai dengan perencanaan kinerja, observasi kinerja / review, penilaian kinerja dan tindak lanjut berupa pemberian penghargaan dan hukuman. Kegiatan harus dilakukan terus menerus.

Menurut Baird (1986) manajemen kinerja adalah proses kerja dari orang-orang untuk mencapai tujuan menetap di mana proses kerja kontinu dan terus terjadi. Menurut Dessler (2003), manajemen kinerja adalah proses untuk mengkonsolidasikan penetapan tujuan, penilaian, dan pengembangan kinerja ke dalam satu sistem tunggal yang adalah untuk memastikan kinerja karyawan mendukung tujuan strategis perusahaan.

Sedangkan menurut Udekusuma (2007), definisi kinerja manajemen adalah proses manajemen yang dirancang untuk menghubungkan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi sehingga baik tujuan pribadi dan tujuan perusahaan dapat bertemu. Dalam hal ini, bagi karyawan tidak hanya tujuan pribadi yang dapat dicapai tetapi juga berperan dalam mencapai tujuan organisasi yang membuat diri termotivasi dan mendapatkan kepuasan yang lebih besar.

Manajemen kinerja definisi dalam buku manajemen kinerja merupakan proses komunikasi antara karyawan dan perusahaan, atau dengan anggota organisasi dalam suatu organisasi. Proses ini termasuk membangun tujuan yang jelas dan harapan dan juga memahami tentang pekerjaan yang akan dilakukan. Ini adalah sistem yang memberikan nilai lebih bagi organisasi, manajer dan karyawan.